จากการวิจัยของเรา ห้องข้อมูลมีประโยชน์ต่อธุรกิจขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ในหลายภาคส่วน ด้านล่างนี้คือกรณีการใช้งานหลักเรียงตามความนิยม
M&A และ due diligence
การควบรวมและซื้อกิจการมีความสำคัญต่อการเติบโตของบริษัททุกขนาด หลายอุตสาหกรรม เช่น สตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยี ใช้การถูกซื้อกิจการเป็นกลยุทธ์ทางออก ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของธุรกรรม M&A คือ due diligence ที่ละเอียดถี่ถ้วน เพราะหลายฝ่ายต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมหาศาลภายในกรอบเวลาที่จำกัด
ห้องข้อมูลเสมือนช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว เข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นได้ภายในไม่กี่วินาที ทำให้ตัดสินใจเรื่องสำคัญได้เร็วขึ้น
กรณีศึกษา: EW Scripps
ในปี 2017-2018 EW Scripps ใช้ห้องข้อมูลของ Ideals ขายสถานีวิทยุมากกว่า 30 แห่งด้วยมูลค่ารวม 85 ล้านดอลลาร์สหรัฐ บริษัททำให้ due diligence ง่ายขึ้นโดย:
- ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลลับด้วยสิทธิ์แปดระดับและเครื่องมือรักษาความปลอดภัยเอกสาร
- รวมกระบวนการ due diligence ไว้ในที่เดียวด้วยเวิร์กโฟลว์ Q&A การสนทนาในตัว การปกปิดข้อมูลในเอกสาร และระบบส่งข้อความ
- ติดตามทุกการดำเนินการด้วยระบบรายงานในตัวและบันทึกการตรวจสอบครบถ้วน
กองทุนและ private equity
กองทุนและบริษัท private equity จัดการข้อมูลลับจำนวนมาก จึงต้องการความปลอดภัยที่เข้มข้นและความโปร่งใสภายใน ห้องข้อมูลเสมือนมีเครื่องมือทำงานร่วมกันสำหรับทุกกระบวนการ ตั้งแต่การระดมทุนจนถึงการให้คำปรึกษาด้านการลงทุน พร้อมปกป้องข้อมูลผู้ใช้และแสดงการวิเคราะห์กิจกรรม
กรณีศึกษา: Heritage Group
Heritage Group เป็นบริษัทลงทุนที่เน้นด้านสุขภาพ บริหารสินทรัพย์มากกว่า 700 ล้านดอลลาร์สหรัฐในกองทุน private equity สามกอง ในปี 2020 Heritage Group ใช้ SmartRoom เพื่อปรับปรุงการจัดการข้อมูลและการตรวจสอบในธุรกรรม private equity:
- รักษาความปลอดภัยของการสื่อสารกับนักลงทุนด้วยความปลอดภัยระดับเอกสารและการเข้าถึงจากระยะไกล
- แชร์ข้อมูลกองทุนและเอกสารธุรกรรมกับนักลงทุนแบบเรียลไทม์ผ่านพอร์ทัลนักลงทุนและการแจ้งเตือนกิจกรรม
- ลดงานธุรการที่ซ้ำซ้อนลงร้อยละ 30 ด้วยเวิร์กโฟลว์ Q&A และการเชื่อมต่อลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
งานด้านกฎหมาย
ทนายความและสำนักงานกฎหมายต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด ขณะที่ต้องดูแลเอกสารที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับจำนวนมาก ภาคกฎหมายจึงเป็นหนึ่งในกลุ่มแรกที่ได้ประโยชน์จากคุณสมบัติชั้นนำของห้องข้อมูลเสมือน เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการดึงข้อมูลจากระยะไกล
กรณีศึกษา: DMH Stallard
DMH Stallard เป็นสำนักงานกฎหมายในสหราชอาณาจักรที่มีประสบการณ์มากกว่า 50 ปีและมีนักกฎหมายมากกว่า 380 คน DMH Stallard ใช้ห้องข้อมูล Dfin Venue เพื่อพัฒนาบริการประจำวัน:
- รักษาความปลอดภัยข้อมูลลูกค้าด้วยลายน้ำ สิทธิ์ตามบทบาท การสแกนไวรัส และการเข้ารหัสข้อมูล
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการเข้าถึงที่เก็บเอกสารส่วนกลางได้รวดเร็วและกระบวนการ Q&A ที่สะดวก
- ปฏิบัติตาม GDPR ในงานของลูกค้าด้วยเครื่องมือรายงานตามโปรโตคอลและคุณสมบัติความปลอดภัยของข้อมูลระดับสูง
ธนาคารเพื่อการลงทุน
ในฐานะสถาบันการเงินที่ทำงานเชิงให้คำปรึกษาเป็นหลัก ธนาคารเพื่อการลงทุนต้องการซอฟต์แวร์ที่รวมการสื่อสารที่เรียบง่ายเข้ากับการจัดเก็บข้อมูลระดับสูง นักวาณิชธนกิจใช้ห้องข้อมูลเพื่อแชร์ไฟล์ลับ รวบรวมข้อมูล ทำ due diligence นำเสนอเป้าหมายต่อผู้ซื้อที่สนใจ และช่วยเรื่องการรวมระบบหลังธุรกรรม
กรณีศึกษา: Credit Suisse
Credit Suisse กลุ่มที่ปรึกษา M&A ระดับนานาชาติ ช่วยดำเนินธุรกรรมวาณิชธนกิจหลายร้อยรายการต่อปี ในปี 2015 Credit Suisse ปรับปรุงกระบวนการ Q&A ด้วยห้องข้อมูลของ Intralinks:
- ประมวลผล Q&A มากกว่า 2,500 รายการและประหยัดเวลาวันละ 3-4 ชั่วโมงด้วยเครื่องมือจัดการ Q&A ขั้นสูง
- ติดตามและแชร์กิจกรรมของเอกสารและผู้ใช้ผ่านแดชบอร์ดข้อมูลเชิงลึก
- รักษาความปลอดภัยและความลับของกระบวนการ Q&A ด้วยสิทธิ์ผู้ใช้
เทคโนโลยีชีวภาพและอุตสาหกรรมยา
ภาคสุขภาพและวิทยาศาสตร์ชีวภาพจัดการข้อมูลลับจำนวนมาก เช่น ข้อมูลผู้ป่วยและผลการวิจัย หากรักษาความปลอดภัยข้อมูลเหล่านี้ไม่ได้ อาจเกิดการจารกรรมจากคู่แข่งหรือการฟ้องร้องขนาดใหญ่
ห้องข้อมูลช่วยบริษัทปกป้องไฟล์ที่ละเอียดอ่อนและจัดการขั้นตอนที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน เช่น การขอใบอนุญาต การเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในที่เดียวทำให้บริษัทขอรับใบอนุญาตได้เร็วขึ้น
กรณีศึกษา: SyneuRx
SyneuRx เป็นบริษัทเทคโนโลยีชีวภาพของไต้หวันที่พัฒนาการรักษา COVID-19 ในปี 2022 SyneuRx ร่วมมือกับ Ideals เพื่อปกป้องข้อมูลลูกค้าและผลการค้นพบทางคลินิก บริษัทใช้ห้องข้อมูลเพื่อ:
- รักษาความปลอดภัยผลการค้นพบทางคลินิกขณะแชร์ข้อมูลกับผู้ใช้หลายร้อยคน ด้วยการควบคุมข้อมูลจากระยะไกล โฟลเดอร์ส่วนตัว และสิทธิ์ตามบทบาท
- สื่อสารกับนักลงทุนจากสหรัฐอเมริกา จีน และยุโรปพร้อมกันผ่านพอร์ทัลนักลงทุนแยกกัน
- ปฏิบัติตาม ISO 27001, GDPR, GCP, HIPAA และมาตรฐานอื่นสำหรับบริษัทด้านการแพทย์และเทคโนโลยีชีวภาพ
อสังหาริมทรัพย์
บริษัทอสังหาริมทรัพย์ใช้ห้องข้อมูลเสมือนเพื่อจัดการพอร์ตการลงทุน สื่อสารกับนักลงทุนที่สนใจ และติดตามโครงการระยะยาว เครื่องมือของห้องข้อมูลช่วยให้ตัดสินใจในธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ได้อย่างรอบรู้และทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น พื้นที่จัดเก็บเป็นบันทึกที่ค้นง่ายของธุรกรรมการพัฒนาและการเงินที่ผ่านมา ทำให้หาเอกสารได้ราบรื่นระหว่างการทำข้อตกลงสำคัญ
สตาร์ทอัพและการลงทุนในสตาร์ทอัพ
สตาร์ทอัพใช้ห้องข้อมูลเสมือนจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในช่วงการเติบโตที่สำคัญ โดยเฉพาะเมื่อระดมทุนหรือสร้างความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ ผู้ก่อตั้งสามารถรวม pitch deck งบการเงิน cap table และเอกสารทางกฎหมายไว้ในพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยเดียว พร้อมควบคุมการเข้าถึงของนักลงทุนและที่ปรึกษาในแต่ละรอบการระดมทุน ในอีกด้านหนึ่ง นักลงทุนใช้ห้องข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบโอกาส ขอเอกสาร และทำ due diligence
กรณีศึกษา: Orcan Energy
Orcan Energy เป็นบริษัทพลังงานสะอาดของเยอรมนีที่เชี่ยวชาญระบบกู้คืนความร้อนทิ้งแบบโมดูลาร์ บริษัทเปลี่ยนมาใช้ห้องข้อมูลของ Ideals เพื่อให้การระดมทุนง่ายขึ้น และเพิ่มการควบคุมเอกสาร ความโปร่งใสต่อนักลงทุน และการจัดการผู้ใช้:
- เปลี่ยนจากผู้ให้บริการ VDR รายเดิมมาใช้ Ideals เพราะราคาค่าสมาชิกโปร่งใส อินเทอร์เฟซใช้งานง่าย และฝ่ายสนับสนุนตอบสนองรวดเร็ว
- ย้ายไฟล์จากห้องข้อมูลเดิมอย่างปลอดภัย ปรับระดับสิทธิ์ และติดตามกิจกรรมของกลุ่มนักลงทุนแบบเรียลไทม์
- หยุดห้องข้อมูลชั่วคราวระหว่างรอบระดมทุนและเปิดใช้งานอีกครั้งทันทีเพื่อกลับมาติดต่อกับนักลงทุน
การเสนอขายหุ้นต่อประชาชนครั้งแรก (IPO)
เมื่อยื่นขอเสนอขายหุ้นต่อประชาชนครั้งแรก องค์กรต้องรวบรวมเอกสารจำนวนมากเพื่อยื่นคำขอ ไฟล์เหล่านี้จำนวนมากเป็นความลับสูงและต้องการความปลอดภัยเพิ่มเติม กระบวนการ IPO ยังมักเกี่ยวข้องกับที่ปรึกษาบุคคลที่สาม ทำให้คุณสมบัติการทำงานร่วมกันของห้องข้อมูลจำเป็นอย่างยิ่ง
