ผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุด

เทคโนโลยีห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นองค์ประกอบที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ บริษัททุกขนาดใช้ห้องข้อมูลเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กร แพลตฟอร์มการสื่อสาร และเครื่องมือสำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ต่างๆ

ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่คัดสรรมาอย่างดีมอบระดับความปลอดภัย ฟังก์ชันการทำงาน และความอเนกประสงค์ในระดับที่ไม่เคยมีมาก่อน ขณะนี้นักเจรจาธุรกิจมีตัวเลือกไม่จำกัดในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ซับซ้อนและเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า ตลอดจนดำเนินการธุรกรรมต่างๆ ได้เร็วขึ้น

ความสะดวกสบายที่เพิ่มขึ้นและความพร้อมใช้งานของห้องข้อมูลเสมือนจริงทำให้แนวคิดของการมีห้องข้อมูลในโลกจริงแบบเดิมแทบจะล้าสมัยแล้วในทุกอุตสาหกรรม

ห้องข้อมูลเสมือนจริงคืออะไร

ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่รวมพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เข้ากับเครื่องมือต่างๆ สำหรับธุรกรรมที่มีเดิมพันสูง ห้องข้อมูลดิจิทัลจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับปริมาณเอกสารจำนวนมาก เนื่องจากห้องข้อมูลนี้ทำหน้าที่เป็นที่เก็บระยะไกลขององค์กร

ห้องข้อมูลเสมือนจริงออนไลน์ยังสามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับการดำเนินงานประจำวัน การจัดการคณะกรรมการ และโครงการทั้งหมดที่ต้องการความช่วยเหลือพร้อมกันจากหลายฝ่าย ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของการใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริง ได้แก่ การควบรวมกิจการ การตรวจสอบสถานะองค์กร การจัดการสัดส่วนการลงทุน และการเพิ่มทุน

กรณีการใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคืออะไร 

จากการวิจัยของเรา มีห้องข้อมูลหลากหลายแบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ในหลายภาคส่วน อย่างไรก็ตาม จากข้อมูลที่ได้รับล่าสุด หลายอุตสาหกรรมพึ่งพาซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลเสมือนจริงมากที่สุด

ด้านล่างนี้คือกรณีการใช้งานหลักของห้องข้อมูลเสมือนจริงที่เรียงตามลำดับความนิยม

การควบรวมและซื้อกิจการ (M&A) และการสอบทานธุรกิจ

การควบรวมและซื้อกิจการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเติบโตและการพัฒนาของบริษัทต่างๆ ตั้งแต่บริษัทขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ นอกจากนี้ หลายๆ อุตสาหกรรม เช่น สตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีต่างพึ่งพาห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อใช้เป็นกลยุทธ์ทางออกจากตลาดหรือพิชิตเป้าหมายสำคัญ

ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการควบรวมและการซื้อกิจการคือการสอบทานธุรกิจอย่างถี่ถ้วน ผู้เข้าร่วมข้อตกลงต้องทำเอกสารจำนวนมหาศาลภายในกรอบเวลาที่ค่อนข้างจำกัด

ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่คล่องตัวและมีอุปกรณ์ครบครันสำหรับการเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นภายในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยให้ตัดสินใจเรื่องสำคัญได้เร็วขึ้น บริษัทบูทิคและองค์กรต่างๆ ได้รับประโยชน์จากการเข้าถึงสากลและโซลูชันอัตโนมัติที่นำเสนอโดยโซลูชันห้องข้อมูลที่ทันสมัย

กองทุนและหุ้นนอกตลาด

โดยทั่วไปแล้วกองทุนที่มีชื่อเสียงและบริษัทเอกชนที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์จะจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมาก จึงเป็นที่มาของการเรียกร้องให้มีการรักษาความปลอดภัยที่เข้มข้นและความโปร่งใสภายใน ห้องข้อมูลเสมือนจริงมอบเครื่องมือมากมายสำหรับกระบวนการต่างๆ ตั้งแต่การเพิ่มทุนไปจนถึงการให้คำปรึกษาด้านการลงทุนโดยการรักษาความปลอดภัยข้อมูลผู้ใช้และให้สิทธิ์การเข้าถึงการวิเคราะห์ต่างๆ

งานด้านกฎหมาย

ทนายความและสำนักงานกฎหมายต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดเพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติที่ถูกต้องตามกฎหมาย ในขณะเดียวกันก็มีเอกสารที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลส่วนตัวจำนวนมากที่ต้องดูแล

ซึ่งหมายความว่าภาคส่วนด้านกฎหมายเป็นหนึ่งในกลุ่มแรกๆ ที่ได้รับประโยชน์จากคุณสมบัติชั้นนำของอุตสาหกรรมห้องข้อมูลเสมือนจริง เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการดึงข้อมูลจากระยะไกล

บริการให้คำปรึกษาทางการเงิน

ในฐานะสถาบันการเงินที่ดำเนินการตามหลักการให้คำปรึกษาเป็นหลัก ธนาคารเพื่อการลงทุนต้องการโซลูชันซอฟต์แวร์ที่รวมการสื่อสารที่เรียบง่ายเข้ากับการจัดเก็บข้อมูลที่มีเดิมพันสูง ที่ปรึกษาทางการเงินใช้ห้องข้อมูลเพื่อรวบรวมข้อมูล ดำเนินการสอบทานธุรกิจ นำเสนอเป้าหมายต่อผู้มีศักยภาพเป็นผู้ซื้อ และช่วยเหลือในการรวมระบบหลังการทำธุรกรรม

นอกจากการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงแล้ว ห้องข้อมูลยังช่วยให้ธนาคารเพื่อการลงทุนสามารถจัดระเบียบการดำเนินงานได้โดยการปรับปรุงความรับผิดชอบของพนักงานและการรายงานที่คล่องตัว

เทคโนโลยีชีวภาพและอุตสาหกรรมยา

การดูแลสุขภาพเป็นอีกภาคส่วนที่จัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมาก เช่น ข้อมูลผู้ป่วย ผลการวิจัย และอื่นๆ ความล้มเหลวในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลดังกล่าวอาจส่งผลให้เกิดการจารกรรมของคู่แข่งหรือแม้แต่การฟ้องร้องเต็มรูปแบบ
นอกเหนือจากการช่วยป้องกันไฟล์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้กับผู้ใช้แล้ว ห้องข้อมูลยังช่วยนำทางไปยังขั้นตอนที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน เช่น การให้สิทธิ์ใช้งาน ด้วยการจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดในพื้นที่ส่วนกลางเดียว บริษัทจะสามารถขอรับสิทธิ์เข้าถึงที่จำเป็นได้รวดเร็วขึ้นมาก

1. iDeals
4.8
2. Citrix
4.4
3. Datasite
4.3
4. Intralinks
4.2
5. SmartRoom
4.1
6. Brainloop
3.9
7. BlackBerry
3.7
8. Box
3.4

อุตสาหกรรมอื่นใดที่ใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริง

ผลลัพธ์สำคัญที่เราได้รับจากการวิจัยอุตสาหกรรมห้องข้อมูลระบุว่ามีหลายภาคส่วนที่ใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงมากกว่าเมื่อก่อน ด้านล่างนี้คือสามตัวอย่างที่มีความโดดเด่นที่สุด

อสังหาริมทรัพย์

บริษัทอสังหาริมทรัพย์หันมาใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อจัดการสัดส่วนการลงทุน สื่อสารกับผู้ที่มีศักยภาพเป็นนักลงทุน และติดตามโครงการระยะยาว เครื่องมือห้องข้อมูลช่วยให้บริษัทต่างๆ ใช้แนวทางที่มีข้อมูลเพียงพอในการทำธุรกรรมด้านอสังหาริมทรัพย์และทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น

อีกทั้งมีความจุของพื้นที่เก็บข้อมูลสร้างบันทึกที่ง่ายต่อการนำทางของธุรกรรมการพัฒนาและการเงินที่ผ่านมาทั้งหมด ทำให้เรียกใช้เอกสารได้อย่างราบรื่นในระหว่างการทำข้อตกลงที่มีเดิมพันสูง

การลงทุนในสตาร์ทอัพ

นักลงทุนใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นแพลตฟอร์มเชิงกลยุทธ์ที่พวกเขาเปรียบเทียบโอกาส ขอเอกสารที่จำเป็น และดำเนินการสอบทานธุรกิจ ข้อตกลงที่ประสบความสำเร็จสามารถโอนไปยังส่วนสัดส่วนการลงทุนของห้องข้อมูลได้

ในขณะเดียวกัน สตาร์ทอัพสามารถใช้โซลูชันห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อทำการตลาดให้บริษัท จัดระเบียบการพัฒนาองค์กร และเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าซื้อกิจการ การควบรวมกิจการ หรือการเปลี่ยนผ่านที่สำคัญอื่นๆ

การเสนอขายหุ้นเป็นครั้งแรก (IPO)

เมื่อยื่นขอเสนอขายหุ้นต่อสาธารณะครั้งแรก องค์กรต้องรวบรวมเอกสารจำนวนมากเพื่อยื่นคำขอ ไฟล์ดังกล่าวจำนวนมากเป็นความลับสูงและต้องการความปลอดภัยในระดับพิเศษ นอกจากนี้ กระบวนการ IPO มักต้องการบริษัทที่ปรึกษาจากบุคคลที่สาม ห้องข้อมูลจึงจำเป็นต้องมีคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน

12 เหตุผลว่าทำไมบริษัทต้องมีห้องข้อมูลเสมือนจริง

1

ระดับความปลอดภัยของเอกสารลับที่ไม่มีใครเทียบได้

2

การจัดระเบียบเอกสารและการแจกจ่ายที่ตรงไปตรงมา

3

พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์พร้อมเวิร์กโฟลว์ที่โปร่งใสและความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น

4

ต้นทุนให้ประสิทธิผลที่คุ้มค่าเมื่อเทียบกับห้องข้อมูลแบบดั้งเดิม

5

โซลูชันการทำงานสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลและการตัดสินใจ

6

การประมวลผลข้อตกลงที่รวดเร็วตั้งแต่การสอบทานธุรกิจไปจนถึงการควบรวมกิจการ

7

การลงทุนในห้องข้อมูลช่วยให้ภาพลักษณ์ของบริษัทมีความน่าเชื่อถือและมีวิสัยทัศน์ในการมองไปข้างหน้า

8

การเข้าถึงข้อมูลและผู้คนที่หลากหลาย

9

โอกาสไม่จำกัดสำหรับโครงการทุกประเภท

10

โดยมากแล้ว ห้องข้อมูลไม่ต้องการฮาร์ดแวร์หรือปลั๊กอินเพิ่มเติม

11

ตัวเลือกในการใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญและคำแนะนำของผู้ให้บริการ

12

ปรับปรุงการสื่อสารด้วยแชทในตัว ถาม-ตอบ วิดีโอคอล เป็นต้น

คุณสมบัติด้านความปลอดภัยใดบ้างที่สำคัญที่สุดสำหรับห้องข้อมูลเสมือนจริง

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นปัญหาหลักของธุรกิจสมัยใหม่ ความต้องการในการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง การป้องกันที่แน่นหนาทำให้บริษัทต่างๆ ไว้วางใจที่จะเก็บข้อมูลที่เป็นความลับของตนในห้องข้อมูลเสมือนจริง ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลขั้นสูงช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ของผู้ใช้จะไม่ถูกบุกรุก

top data room features

ใบรับรองความปลอดภัย

ผู้ให้บริการห้องข้อมูลที่มีชื่อเสียงรับรองว่าผลิตภัณฑ์ของตนเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ วิธีที่ดีที่สุดในการระบุว่าผู้ให้บริการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยหรือไม่คือการมองหาใบรับรองต่างๆ เช่น ISO 27001, HIPAA และ SOC 2

ความปลอดภัยในการเข้าถึง

การยกระดับการปกป้องข้อมูลคือการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และอนุญาตให้พวกเขาทำอะไรกับข้อมูลได้บ้าง การกำหนดสิทธิ์เฉพาะตามบทบาทของผู้ใช้ทุกคนช่วยรับรองการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยภายในห้องข้อมูลเสมือนจริง

มาตรการรักษาความปลอดภัยประเภทนี้ช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบการทำงานทั้งหมด และป้องกันภัยคุกคามจากการรั่วไหลภายใน

ความปลอดภัยในเอกสาร

นอกเหนือจากการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลลับได้ ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดชั้นการป้องกันเพิ่มเติมได้ ตัวอย่างบางส่วนของการรักษาความปลอดภัยในเอกสาร ได้แก่ สิทธิ์ในการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ป๊อปอัป NDA และเส้นทางกิจกรรมโดยละเอียด

ความปลอดภัยในการสื่อสาร

นอกจากการป้องกันไฟล์แล้ว ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลปลอดภัยโดยการสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยสำหรับการสื่อสารทุกประเภท ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะสร้างกลุ่มและหารือเรื่องบางเรื่องเป็นการส่วนตัว ในขณะที่การสนทนาทั้งหมดจะถูกเข้ารหัส

ห้องข้อมูลที่เชื่อถือได้คือแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บและจัดการเอกสารสำคัญของตนได้อย่างมั่นใจ สิ่งสำคัญที่สุดคือการเลือกผู้ให้บริการที่มีชุดคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่จำเป็นและระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีคุณสมบัติและฟังก์ชันอะไรบ้าง 

ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีขอบเขตความสามารถที่ไม่จำกัดแก่ผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม มีคุณสมบัติหลักหลายอย่างที่เป็นประโยชน์มากที่สุด ดังที่อธิบายไว้ด้านล่างนี้

คุณสมบัติในการจัดการเอกสาร

ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างง่ายดายจากอุปกรณ์หรือตำแหน่งใดก็ได้ พื้นที่ดิจิทัลช่วยขจัดความจำเป็นในการจัดเก็บสำเนาจริง ลดค่าใช้จ่ายและความพยายามในการจัดเก็บเอกสารสำคัญแบบดั้งเดิม ฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ยกระดับประสบการณ์การจัดการเอกสารของผู้ใช้ ได้แก่

  • การกำหนดหมายเลขดัชนีอัตโนมัติ
  • มุมมองแบบทันที
  • การโฮสต์ข้อมูลปริมาณมาก
  • การสร้างโฟลเดอร์และการจัดระบบอย่างง่าย
  • ลายน้ำ

การจัดการผู้ใช้งาน

ห้องข้อมูลที่ออกแบบอย่างดีจะมีระดับการเข้าถึงหลายระดับ ซึ่งกำหนดประเภทข้อมูลที่ผู้ใช้ทุกคนสามารถเรียกค้นได้และทำได้ โดยมีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ช่วยในการจัดการผู้ใช้งาน ได้แก่

  • คำเชิญจำนวนมาก
  • การตั้งค่ากลุ่มและรายบุคคล
  • การจัดการสิทธิดิจิทัลเฉพาะบทบาท
  • การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย (MFA) ทุกครั้งที่ล็อกอิน

การใช้งาน

ผู้ใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงแต่ละคนมีพื้นฐานความเข้าใจทางเทคนิคในระดับที่ต่างกัน ซึ่งหมายความว่าซอฟต์แวร์นั้นจะต้องเข้าใจง่ายเพียงพอสำหรับทุกคนเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติหลักสองประการของความสามารถในการใช้งานขั้นสูงคืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการปรับใช้ที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงความเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการทั้งหมด รวมถึง Windows, Linux และ macOS

คุณสมบัติอื่นๆ ที่ช่วยยกระดับประสบการณ์ผู้ใช้งานประกอบด้วย:

  • รองรับหลายภาษาในตัว
  • การค้นหาขั้นสูง
  • การปรับแต่ง
  • การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียวสำหรับหลายโครงการ
  • ระยะเวลาทำงานของ VDR มีระดับสูง

ฟังก์ชันการรายงาน

การติดตามกิจกรรมและการรายงานช่วยให้สามารถตรวจสอบจำนวนผู้ใช้ที่โต้ตอบกับเอกสารแบบเฉพาะเจาะจง ประเมินการมีส่วนร่วม และเปลี่ยนเส้นทางเวิร์กโฟลว์หากจำเป็น คุณสมบัติรายงานต่อไปนี้สนับสนุนผู้ทำข้อตกลงมากที่สุด

  • บันทึกการตรวจสอบโดยละเอียด
  • การสร้างภาพอินโฟกราฟิกของกิจกรรมในห้องข้อมูล
  • ลายน้ำแบบไดนามิก
  • การแจ้งเตือนการเข้าถึง

คุณสมบัติด้านการสื่อสาร

ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยให้สามารถสื่อสารทางไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพหลายระดับ ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม ผู้ใช้สามารถพูดคุยธุรกิจผ่านการแชท การโทร อีเมล และอื่นๆ คุณสมบัติทั่วไปที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารในห้องข้อมูล ได้แก่

  • เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น ตัวจัดการงานพร้อมรายการที่ดำเนินการได้
  • ถาม-ตอบ (Q&A) ในตัว
  • การปรับใช้เครื่องมือการส่งอีเมลและการจัดตารางเวลาของบุคคลที่สามอย่างราบรื่น

การสนับสนุนลูกค้า

ทีมสนับสนุนลูกค้าที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสบการณ์ห้องข้อมูลที่สัมฤทธิ์ผล วิธีที่ดีที่สุดในการประเมินคุณภาพการสนับสนุนคือการขอตัวอย่างฟรีหรือลงทะเบียนในช่วงทดลองใช้และมองหาคุณสมบัติต่างๆ เช่น

  • พร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงผ่านไลฟ์แชท โทรศัพท์ หรืออีเมล
  • ความสามารถในการพูดหลายภาษา
  • การสนับสนุนด้านเทคนิคในการแก้ปัญหา Single POC

การรวมกันของเครื่องมือทั้งหมดข้างต้นจะสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับประสบการณ์ห้องข้อมูลเสมือนจริงที่มีประสิทธิผล

ตั้งค่าห้องข้อมูลเสมือนจริงได้ง่ายๆ ใน 3 ขั้นตอน

เมื่อเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมได้แล้ว สิ่งเดียวที่ต้องทำคือตั้งค่าห้องข้อมูลเสมือนสำหรับการทำธุรกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น ซึ่งสามารถทำได้ในสามขั้นตอน

สร้างกลุ่มและเชิญผู้ใช้งาน

รวบรวมรายชื่อผู้มีศักยภาพเป็นผู้ใช้งานทั้งหมดและแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ ตามบทบาทในบริษัทหรือตามการมีส่วนร่วมในโครงการ ซึ่งจะทำให้กระบวนการเชิญผู้ใช้งานเป็นไปอย่างรวดเร็ว

กำหนดการอนุญาตสิทธิ์

ในการอนุญาตสิทธิ์ สิ่งสำคัญคือต้องรวมความปลอดภัยและความสะดวกสบายเข้าด้วยกัน ซึ่งหมายถึงการกำหนดเงื่อนไขการเข้าถึงตามความรับผิดชอบของผู้ใช้ทุกคนในโครงการ

เพิ่มเอกสารและไฟล์ต่างๆ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเติมข้อมูลในห้องข้อมูลเสมือนจริงด้วยเนื้อหา การสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ก่อนแล้วถ่ายโอนเอกสารจำนวนมากเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการนี้

การเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริง: วิธีการเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริง

การตัดสินใจเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุดอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นมือใหม่ในอุตสาหกรรมนี้และไม่เคยเป็นใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริงมาก่อน

มีผู้ให้บริการ VDR มากมายในตลาด แต่ละรายมีข้อดีและข้อเสียบางประการ


คุณจะเลือกห้องข้อมูลที่ตรงความต้องการของคุณที่สุดได้อย่างไร? โดยปกติแล้ว คุณควรเลือกตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ขั้นแรก ให้กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

ประการที่สอง เปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริงบนเว็บโดยพิจารณาเกณฑ์ต่างๆ เช่น ความเชี่ยวชาญ รูปแบบราคา มาตรการรักษาความปลอดภัย ความจุของพื้นที่จัดเก็บ เป็นต้น

สิ่งที่ต้องให้ความสนใจในการเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริง

การเลือกใช้ตารางเปรียบเทียบห้องข้อมูลที่เราทำไว้ข้างต้นจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก ตอนนี้คุณมีผู้จำหน่าย 10 อันดับแรกที่เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมแล้ว เพียงแค่อาศัยการให้คะแนน รีวิว และความคิดเห็นของผู้ให้บริการแต่ละราย แล้วตัดสินใจว่าผู้ให้บริการรายใดดีที่สุดสำหรับคุณ

หรือคุณจะเลือกเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริงด้วยตัวคุณเองก็ได้

นี่คือสิ่งที่ควรทราบหากคุณเลือกเปรียบเทียบด้วยตัวเอง เราขอแนะนำให้คุณให้ความสนใจกับเกณฑ์เหล่านี้ขณะพิจารณาห้องข้อมูลเสมือนจริง ซึ่งได้แก่

  • ชื่อเสียงของผู้ให้บริการ
  • ง่ายต่อการใช้งาน
  • ความปลอดภัยในการเข้าถึง
  • คุณสมบัติความปลอดภัยในเอกสาร
  • คุณสมบัติการจัดการเอกสาร
  • ความเป็นไปได้ของรายงานและการวิเคราะห์
  • คุณสมบัติเฉพาะที่ทำให้ผู้จำหน่ายโดดเด่น
  • การบริการลูกค้าที่ดี
  • ราคา

ต่อไปเราจะมาพูดถึงแต่ละประเด็นเพิ่มเติม โดยการเปรียบเทียบห้องข้อมูลที่ดีที่สุดสามเจ้าเป็นตัวอย่าง ซึ่งได้แก่ iDeals, Citrix และ Datasite

การเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือน

เมื่อพิจารณาการเปรียบเทียบโดยละเอียดของ iDeals, Citrix และ Datasite ข้างต้น คุณจะเห็นว่าผู้ให้บริการแต่ละรายต่างมีข้อดีและข้อเสีย

ในการเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริง ให้เน้นไปที่ความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นหลัก และให้ความสำคัญกับปัจจัยต่างๆ ที่เราใช้พิจารณาเมื่อเปรียบเทียบผู้ให้บริการทั้งสามรายนี้

FAQ

ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีราคาเท่าไร ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการห้องข้อมูลเสมือนจริงจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรูปแบบการกำหนดราคาและผู้จำหน่าย สิ่งที่ต้องพิจารณาคือวัตถุประสงค์โครงการของคุณ เพราะแต่ละวัตถุประสงค์อาจถูกแปลงเป็นฟังก์ชันภายใน VDR โดยทั่วไปแล้ว ผู้ให้บริการอาจคิดค่าบริการต่อหน้า ต่อผู้ใช้งาน หรือต่อขนาดพื้นที่จัดเก็บ นอกจากนี้ยังสามารถมีค่าบริการรายเดือนคงที่สำหรับชุดคุณสมบัติเฉพาะอีกด้วย ราคาอาจเพิ่มขึ้นอีกหากผู้ให้บริการ VDR มีฟังก์ชันขั้นสูงอื่นๆ
ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลระหว่างบุคคลที่สนใจ ซึ่งมักใช้ในระหว่างการเจรจาการควบรวมและการเข้าซื้อกิจการ ฟังก์ชันมาตรฐานประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การอนุญาตขั้นสูง เครื่องมือถามตอบ การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย รายงานและรายการติดตาม และอื่นๆ โดยห้องข้อมูลเสมือนจริงส่วนใหญ่ใช้โซลูชันระบบคลาวด์ ฉะนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการติดตั้ง
“ห้องข้อมูล” คือพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับสำหรับบริษัทต่างๆ ห้องข้อมูลมักใช้สำหรับการตรวจสอบทางกฎหมาย การสอบทานธุรกิจ ก่อนการมีอยู่ของห้องข้อมูลเสมือนจริง ธุรกิจต่างๆ จะใช้เฉพาะห้องข้อมูลในโลกจริง ซึ่งเป็นสำนักงานมาตรฐานที่มีระดับการป้องกันที่สูงกว่า ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นก้าวแห่งอนาคตและเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงานแบบเดิมไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ ฟังก์ชันการทำงานของ VDR มีความแตกต่างมากขึ้น นอกเหนือจากการบันทึกข้อมูลของบริษัทเป้าหมายแล้ว ตอนนี้ยังสามารถติดตามรายการและกระแสข้อมูล ทำธุรกรรมทางการเงิน แก้ไข/ลบ/อัปเดตไฟล์ที่เพิ่มเข้ามา เป็นต้น
วัตถุประสงค์และการทำงานของห้องข้อมูลในบริการให้คำปรึกษาทางการเงินไม่แตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจากการใช้งานในสาขาอื่นๆ ห้องข้อมูลในบริการให้คำปรึกษาทางการเงินเป็นคลังข้อมูลออนไลน์ที่อนุญาตให้เข้าถึงไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตจากภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยลดความยุ่งยากในการสอบทานธุรกิจสำหรับทั้งสองฝ่ายในการทำข้อตกลง ทำให้จัดการธุรกรรมการควบรวมและซื้อกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในทางกลับกัน ผู้ให้คำปรึกษาทางการเงินสามารถตรวจสอบผู้ใช้งานที่เข้าสู่ VDR ติดตามระยะเวลาของเซสชันและเอกสารที่พวกเขาทำงานได้
การใช้งานทั่วไปของห้องข้อมูลเสมือนจริงคือการควบรวมและซื้อกิจการหรือ M&A ซึ่งโดยหลักแล้วเป็นกระบวนการสอบทานธุรกิจ ซึ่งต้องมีการจัดเก็บและแชร์ไฟล์จำนวนมากเกี่ยวกับข้อเสนอของบริษัทเป้าหมาย ที่เก็บข้อมูลออนไลน์เหล่านี้มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีปริมาณข้อมูลใกล้เคียงกันในการจัดเก็บ หรือต้องการจัดเตรียมการเข้าถึงข้อมูลระยะไกลของผู้ใช้งานหลายคนพร้อมกัน รวมถึงการรับประกันการรักษาความลับของเอกสาร
ข้อแตกต่างที่สำคัญหลายประการทำให้ Dropbox ไม่ถือว่าเป็นห้องข้อมูลเสมือนจริง ข้อแตกต่างที่ว่านั่นคือ ถึงแม้ Dropbox จะพัฒนาและอัปเดตแบบปฏิวัติวงการ แต่ Dropbox ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างผู้ใช้อินเทอร์เน็ตง่ายขึ้นโดยไม่มีการรักษาความปลอดภัย นอกจากนี้ โครงสร้างซอฟต์แวร์ก็มีความแตกต่างกันเช่นกัน แม้ว่า Dropbox จะอิงตามโฟลเดอร์หลักเพียงโฟลเดอร์เดียวที่มีข้อมูลทั้งหมด แต่ห้องข้อมูลจะรวมโครงการที่แยกจากกันโดยมีสิทธิ์เข้าถึงแต่ละรายการ อีกทั้งความช่วยเหลือจากทีมสนับสนุนยังช่วยให้การทำธุรกรรม M&A ประสบความสำเร็จผ่านห้องข้อมูลเสมือนจริง ขณะที่ Dropbox ไม่ปลอดภัยและเป็นมืออาชีพพอที่จะทำข้อตกลงทางธุรกิจที่จริงจังได้
การควบรวมและซื้อกิจการ (M&A) เกิดขึ้นเมื่อบริษัทเป้าหมายขายข้อเสนอให้กับผู้ที่มีศักยภาพเป็นผู้ประมูลเพื่อรับรายได้ที่คาดการณ์ไว้ ธุรกรรมนี้ไม่สามารถสรุปได้หากไม่มีแบรนด์ที่ได้รับดำเนินการสอบทานธุรกิจและวิเคราะห์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับ ห้องข้อมูลเสมือนจริงของ M&A มีความจำเป็น เนื่องจากพวกมันได้รับการออกแบบมาให้เก็บข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงในโซลูชันระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยเพียงหนึ่งเดียว ตลอดจนส่งเสริมการแชร์และการอัปเดตเอกสารที่ไม่ยุ่งยาก
ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลเป็นโซลูชันดิจิทัลที่ไม่เหมือนใครในการจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นกรรมสิทธิ์กับบุคคลที่สนใจในธุรกรรม M&A หรือธุรกรรมทางธุรกิจรูปแบบอื่นๆ เอกสารที่ดาวน์โหลดได้รับการปกป้องด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัส การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย และการอนุญาตตามบทบาทที่กำหนดค่าได้ เมื่อผู้ใช้งานหลายคนสามารถเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้พร้อมกันได้ จึงมีความเป็นไปได้ที่จะควบคุมประสิทธิภาพด้วยระเบียบแบบแผนที่แยกจากกัน
การสอบทานธุรกิจเป็นกระบวนการตรวจสอบความน่าเชื่อถือและผลประโยชน์ข้อเสนอของบริษัทเป้าหมาย การเลือกกลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำธุรกรรม M&A และการตรวจสอบความเหมาะสมของข้อตกลง กระบวนการเริ่มต้นเมื่อคู่สัญญาลงนามในหนังสือแสดงเจตจำนง (LOI) และจำเป็นต่อการทำ M&A เกือบทั้งหมด การสอบทานธุรกิจเกี่ยวข้องกับการสืบสวนและตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูลกับกิจกรรมขององค์กรที่ได้มา รวมถึงบันทึกขององค์กร งบการเงิน สัญญากับลูกค้า รายชื่อทรัพย์สินทางปัญญา อสังหาริมทรัพย์ และทรัพย์สินอื่นๆ และอีกมากมาย ซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ใน VDR ที่ออกแบบมาสำหรับการสอบทานธุรกิจเพื่อการควบรวมและซื้อกิจการ ขั้นตอนนี้ช่วยให้ผู้ซื้อตัดสินใจได้ว่าข้อเท็จจริงของข้อตกลงนั้นๆ คุ้มค่าที่จะลงทุนหรือไม่
นอกเหนือจากการเตรียมข้อมูลเพื่อจัดเก็บและแบ่งปันผ่านห้องข้อมูลแล้ว ผู้สนใจเลือกผู้ให้บริการ VDR ที่น่าเชื่อถือและมีชื่อเสียง เมื่อสร้างห้องข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดพื้นที่เก็บข้อมูล สร้างกลุ่มเอกสาร เชิญผู้ใช้งานใหม่โดยเพิ่มอีเมล และปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานเพื่อจำกัดการเข้าถึงเอกสารและการเพิ่มไฟล์เข้ามา
ห้องข้อมูลช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลเชิงพาณิชย์ของธุรกิจต่างๆ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างทำข้อตกลงการควบรวมและซื้อกิจการ ในขณะเดียวกัน ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลช่วยรับประกันระดับความปลอดภัยสูงและส่งเสริมการตัดสินใจที่รวดเร็วยิ่งขึ้นทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ เหตุผลก็คือความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลจากส่วนใดของโลกก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังที่ตั้งของบริษัทเป้าหมายและมีโอกาสจำกัดต่อการตรวจสอบได้เพียงครั้งเดียว ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีแนวโน้มที่จะคุ้มค่ากว่า ใช้งานง่ายและปรับเปลี่ยนได้ในระยะยาว