ผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุด
เทคโนโลยีห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นองค์ประกอบที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ บริษัททุกขนาดใช้ห้องข้อมูลเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กร แพลตฟอร์มการสื่อสาร และเครื่องมือสำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ต่างๆ
ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่คัดสรรมาอย่างดีมอบระดับความปลอดภัย ฟังก์ชันการทำงาน และความอเนกประสงค์ในระดับที่ไม่เคยมีมาก่อน ขณะนี้นักเจรจาธุรกิจมีตัวเลือกไม่จำกัดในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ซับซ้อนและเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า ตลอดจนดำเนินการธุรกรรมต่างๆ ได้เร็วขึ้น
ความสะดวกสบายที่เพิ่มขึ้นและความพร้อมใช้งานของห้องข้อมูลเสมือนจริงทำให้แนวคิดของการมีห้องข้อมูลในโลกจริงแบบเดิมแทบจะล้าสมัยแล้วในทุกอุตสาหกรรม
ห้องข้อมูลเสมือนจริงคืออะไร
ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่รวมพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เข้ากับเครื่องมือต่างๆ สำหรับธุรกรรมที่มีเดิมพันสูง ห้องข้อมูลดิจิทัลจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับปริมาณเอกสารจำนวนมาก เนื่องจากห้องข้อมูลนี้ทำหน้าที่เป็นที่เก็บระยะไกลขององค์กร
ห้องข้อมูลเสมือนจริงออนไลน์ยังสามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับการดำเนินงานประจำวัน การจัดการคณะกรรมการ และโครงการทั้งหมดที่ต้องการความช่วยเหลือพร้อมกันจากหลายฝ่าย ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของการใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริง ได้แก่ การควบรวมกิจการ การตรวจสอบสถานะองค์กร การจัดการสัดส่วนการลงทุน และการเพิ่มทุน
กรณีการใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคืออะไร
จากการวิจัยของเรา มีห้องข้อมูลหลากหลายแบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ในหลายภาคส่วน อย่างไรก็ตาม จากข้อมูลที่ได้รับล่าสุด หลายอุตสาหกรรมพึ่งพาซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลเสมือนจริงมากที่สุด
ด้านล่างนี้คือกรณีการใช้งานหลักของห้องข้อมูลเสมือนจริงที่เรียงตามลำดับความนิยม
การควบรวมและซื้อกิจการ (M&A) และการสอบทานธุรกิจ
การควบรวมและซื้อกิจการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเติบโตและการพัฒนาของบริษัทต่างๆ ตั้งแต่บริษัทขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ นอกจากนี้ หลายๆ อุตสาหกรรม เช่น สตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีต่างพึ่งพาห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อใช้เป็นกลยุทธ์ทางออกจากตลาดหรือพิชิตเป้าหมายสำคัญ
ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการควบรวมและการซื้อกิจการคือการสอบทานธุรกิจอย่างถี่ถ้วน ผู้เข้าร่วมข้อตกลงต้องทำเอกสารจำนวนมหาศาลภายในกรอบเวลาที่ค่อนข้างจำกัด
ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่คล่องตัวและมีอุปกรณ์ครบครันสำหรับการเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นภายในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยให้ตัดสินใจเรื่องสำคัญได้เร็วขึ้น บริษัทบูทิคและองค์กรต่างๆ ได้รับประโยชน์จากการเข้าถึงสากลและโซลูชันอัตโนมัติที่นำเสนอโดยโซลูชันห้องข้อมูลที่ทันสมัย
กองทุนและหุ้นนอกตลาด
โดยทั่วไปแล้วกองทุนที่มีชื่อเสียงและบริษัทเอกชนที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์จะจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมาก จึงเป็นที่มาของการเรียกร้องให้มีการรักษาความปลอดภัยที่เข้มข้นและความโปร่งใสภายใน ห้องข้อมูลเสมือนจริงมอบเครื่องมือมากมายสำหรับกระบวนการต่างๆ ตั้งแต่การเพิ่มทุนไปจนถึงการให้คำปรึกษาด้านการลงทุนโดยการรักษาความปลอดภัยข้อมูลผู้ใช้และให้สิทธิ์การเข้าถึงการวิเคราะห์ต่างๆ
งานด้านกฎหมาย
ทนายความและสำนักงานกฎหมายต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดเพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติที่ถูกต้องตามกฎหมาย ในขณะเดียวกันก็มีเอกสารที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลส่วนตัวจำนวนมากที่ต้องดูแล
ซึ่งหมายความว่าภาคส่วนด้านกฎหมายเป็นหนึ่งในกลุ่มแรกๆ ที่ได้รับประโยชน์จากคุณสมบัติชั้นนำของอุตสาหกรรมห้องข้อมูลเสมือนจริง เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการดึงข้อมูลจากระยะไกล
บริการให้คำปรึกษาทางการเงิน
ในฐานะสถาบันการเงินที่ดำเนินการตามหลักการให้คำปรึกษาเป็นหลัก ธนาคารเพื่อการลงทุนต้องการโซลูชันซอฟต์แวร์ที่รวมการสื่อสารที่เรียบง่ายเข้ากับการจัดเก็บข้อมูลที่มีเดิมพันสูง ที่ปรึกษาทางการเงินใช้ห้องข้อมูลเพื่อรวบรวมข้อมูล ดำเนินการสอบทานธุรกิจ นำเสนอเป้าหมายต่อผู้มีศักยภาพเป็นผู้ซื้อ และช่วยเหลือในการรวมระบบหลังการทำธุรกรรม
นอกจากการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงแล้ว ห้องข้อมูลยังช่วยให้ธนาคารเพื่อการลงทุนสามารถจัดระเบียบการดำเนินงานได้โดยการปรับปรุงความรับผิดชอบของพนักงานและการรายงานที่คล่องตัว
เทคโนโลยีชีวภาพและอุตสาหกรรมยา
การดูแลสุขภาพเป็นอีกภาคส่วนที่จัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมาก เช่น ข้อมูลผู้ป่วย ผลการวิจัย และอื่นๆ ความล้มเหลวในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลดังกล่าวอาจส่งผลให้เกิดการจารกรรมของคู่แข่งหรือแม้แต่การฟ้องร้องเต็มรูปแบบ
นอกเหนือจากการช่วยป้องกันไฟล์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้กับผู้ใช้แล้ว ห้องข้อมูลยังช่วยนำทางไปยังขั้นตอนที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน เช่น การให้สิทธิ์ใช้งาน ด้วยการจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดในพื้นที่ส่วนกลางเดียว บริษัทจะสามารถขอรับสิทธิ์เข้าถึงที่จำเป็นได้รวดเร็วขึ้นมาก
อุตสาหกรรมอื่นใดที่ใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริง
ผลลัพธ์สำคัญที่เราได้รับจากการวิจัยอุตสาหกรรมห้องข้อมูลระบุว่ามีหลายภาคส่วนที่ใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงมากกว่าเมื่อก่อน ด้านล่างนี้คือสามตัวอย่างที่มีความโดดเด่นที่สุด
อสังหาริมทรัพย์
บริษัทอสังหาริมทรัพย์หันมาใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อจัดการสัดส่วนการลงทุน สื่อสารกับผู้ที่มีศักยภาพเป็นนักลงทุน และติดตามโครงการระยะยาว เครื่องมือห้องข้อมูลช่วยให้บริษัทต่างๆ ใช้แนวทางที่มีข้อมูลเพียงพอในการทำธุรกรรมด้านอสังหาริมทรัพย์และทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น
อีกทั้งมีความจุของพื้นที่เก็บข้อมูลสร้างบันทึกที่ง่ายต่อการนำทางของธุรกรรมการพัฒนาและการเงินที่ผ่านมาทั้งหมด ทำให้เรียกใช้เอกสารได้อย่างราบรื่นในระหว่างการทำข้อตกลงที่มีเดิมพันสูง
การลงทุนในสตาร์ทอัพ
นักลงทุนใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นแพลตฟอร์มเชิงกลยุทธ์ที่พวกเขาเปรียบเทียบโอกาส ขอเอกสารที่จำเป็น และดำเนินการสอบทานธุรกิจ ข้อตกลงที่ประสบความสำเร็จสามารถโอนไปยังส่วนสัดส่วนการลงทุนของห้องข้อมูลได้
ในขณะเดียวกัน สตาร์ทอัพสามารถใช้โซลูชันห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อทำการตลาดให้บริษัท จัดระเบียบการพัฒนาองค์กร และเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าซื้อกิจการ การควบรวมกิจการ หรือการเปลี่ยนผ่านที่สำคัญอื่นๆ
การเสนอขายหุ้นเป็นครั้งแรก (IPO)
เมื่อยื่นขอเสนอขายหุ้นต่อสาธารณะครั้งแรก องค์กรต้องรวบรวมเอกสารจำนวนมากเพื่อยื่นคำขอ ไฟล์ดังกล่าวจำนวนมากเป็นความลับสูงและต้องการความปลอดภัยในระดับพิเศษ นอกจากนี้ กระบวนการ IPO มักต้องการบริษัทที่ปรึกษาจากบุคคลที่สาม ห้องข้อมูลจึงจำเป็นต้องมีคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน
12 เหตุผลว่าทำไมบริษัทต้องมีห้องข้อมูลเสมือนจริง
1
ระดับความปลอดภัยของเอกสารลับที่ไม่มีใครเทียบได้
2
การจัดระเบียบเอกสารและการแจกจ่ายที่ตรงไปตรงมา
3
พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์พร้อมเวิร์กโฟลว์ที่โปร่งใสและความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น
4
ต้นทุนให้ประสิทธิผลที่คุ้มค่าเมื่อเทียบกับห้องข้อมูลแบบดั้งเดิม
5
โซลูชันการทำงานสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลและการตัดสินใจ
6
การประมวลผลข้อตกลงที่รวดเร็วตั้งแต่การสอบทานธุรกิจไปจนถึงการควบรวมกิจการ
7
การลงทุนในห้องข้อมูลช่วยให้ภาพลักษณ์ของบริษัทมีความน่าเชื่อถือและมีวิสัยทัศน์ในการมองไปข้างหน้า
8
การเข้าถึงข้อมูลและผู้คนที่หลากหลาย
9
โอกาสไม่จำกัดสำหรับโครงการทุกประเภท
10
โดยมากแล้ว ห้องข้อมูลไม่ต้องการฮาร์ดแวร์หรือปลั๊กอินเพิ่มเติม
11
ตัวเลือกในการใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญและคำแนะนำของผู้ให้บริการ
12
ปรับปรุงการสื่อสารด้วยแชทในตัว ถาม-ตอบ วิดีโอคอล เป็นต้น
คุณสมบัติด้านความปลอดภัยใดบ้างที่สำคัญที่สุดสำหรับห้องข้อมูลเสมือนจริง
ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นปัญหาหลักของธุรกิจสมัยใหม่ ความต้องการในการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง การป้องกันที่แน่นหนาทำให้บริษัทต่างๆ ไว้วางใจที่จะเก็บข้อมูลที่เป็นความลับของตนในห้องข้อมูลเสมือนจริง ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลขั้นสูงช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ของผู้ใช้จะไม่ถูกบุกรุก
ใบรับรองความปลอดภัย
ผู้ให้บริการห้องข้อมูลที่มีชื่อเสียงรับรองว่าผลิตภัณฑ์ของตนเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ วิธีที่ดีที่สุดในการระบุว่าผู้ให้บริการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยหรือไม่คือการมองหาใบรับรองต่างๆ เช่น ISO 27001, HIPAA และ SOC 2
ความปลอดภัยในการเข้าถึง
การยกระดับการปกป้องข้อมูลคือการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และอนุญาตให้พวกเขาทำอะไรกับข้อมูลได้บ้าง การกำหนดสิทธิ์เฉพาะตามบทบาทของผู้ใช้ทุกคนช่วยรับรองการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยภายในห้องข้อมูลเสมือนจริง
มาตรการรักษาความปลอดภัยประเภทนี้ช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบการทำงานทั้งหมด และป้องกันภัยคุกคามจากการรั่วไหลภายใน
ความปลอดภัยในเอกสาร
นอกเหนือจากการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลลับได้ ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดชั้นการป้องกันเพิ่มเติมได้ ตัวอย่างบางส่วนของการรักษาความปลอดภัยในเอกสาร ได้แก่ สิทธิ์ในการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ป๊อปอัป NDA และเส้นทางกิจกรรมโดยละเอียด
ความปลอดภัยในการสื่อสาร
นอกจากการป้องกันไฟล์แล้ว ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลปลอดภัยโดยการสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยสำหรับการสื่อสารทุกประเภท ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะสร้างกลุ่มและหารือเรื่องบางเรื่องเป็นการส่วนตัว ในขณะที่การสนทนาทั้งหมดจะถูกเข้ารหัส
ห้องข้อมูลที่เชื่อถือได้คือแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บและจัดการเอกสารสำคัญของตนได้อย่างมั่นใจ สิ่งสำคัญที่สุดคือการเลือกผู้ให้บริการที่มีชุดคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่จำเป็นและระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีคุณสมบัติและฟังก์ชันอะไรบ้าง
ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีขอบเขตความสามารถที่ไม่จำกัดแก่ผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม มีคุณสมบัติหลักหลายอย่างที่เป็นประโยชน์มากที่สุด ดังที่อธิบายไว้ด้านล่างนี้
คุณสมบัติในการจัดการเอกสาร
ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างง่ายดายจากอุปกรณ์หรือตำแหน่งใดก็ได้ พื้นที่ดิจิทัลช่วยขจัดความจำเป็นในการจัดเก็บสำเนาจริง ลดค่าใช้จ่ายและความพยายามในการจัดเก็บเอกสารสำคัญแบบดั้งเดิม ฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ยกระดับประสบการณ์การจัดการเอกสารของผู้ใช้ ได้แก่
- การกำหนดหมายเลขดัชนีอัตโนมัติ
- มุมมองแบบทันที
- การโฮสต์ข้อมูลปริมาณมาก
- การสร้างโฟลเดอร์และการจัดระบบอย่างง่าย
- ลายน้ำ
การจัดการผู้ใช้งาน
ห้องข้อมูลที่ออกแบบอย่างดีจะมีระดับการเข้าถึงหลายระดับ ซึ่งกำหนดประเภทข้อมูลที่ผู้ใช้ทุกคนสามารถเรียกค้นได้และทำได้ โดยมีคุณสมบัติอื่นๆ ที่ช่วยในการจัดการผู้ใช้งาน ได้แก่
- คำเชิญจำนวนมาก
- การตั้งค่ากลุ่มและรายบุคคล
- การจัดการสิทธิดิจิทัลเฉพาะบทบาท
- การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย (MFA) ทุกครั้งที่ล็อกอิน
การใช้งาน
ผู้ใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงแต่ละคนมีพื้นฐานความเข้าใจทางเทคนิคในระดับที่ต่างกัน ซึ่งหมายความว่าซอฟต์แวร์นั้นจะต้องเข้าใจง่ายเพียงพอสำหรับทุกคนเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติหลักสองประการของความสามารถในการใช้งานขั้นสูงคืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการปรับใช้ที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงความเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการทั้งหมด รวมถึง Windows, Linux และ macOS
คุณสมบัติอื่นๆ ที่ช่วยยกระดับประสบการณ์ผู้ใช้งานประกอบด้วย:
- รองรับหลายภาษาในตัว
- การค้นหาขั้นสูง
- การปรับแต่ง
- การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียวสำหรับหลายโครงการ
- ระยะเวลาทำงานของ VDR มีระดับสูง
ฟังก์ชันการรายงาน
การติดตามกิจกรรมและการรายงานช่วยให้สามารถตรวจสอบจำนวนผู้ใช้ที่โต้ตอบกับเอกสารแบบเฉพาะเจาะจง ประเมินการมีส่วนร่วม และเปลี่ยนเส้นทางเวิร์กโฟลว์หากจำเป็น คุณสมบัติรายงานต่อไปนี้สนับสนุนผู้ทำข้อตกลงมากที่สุด
- บันทึกการตรวจสอบโดยละเอียด
- การสร้างภาพอินโฟกราฟิกของกิจกรรมในห้องข้อมูล
- ลายน้ำแบบไดนามิก
- การแจ้งเตือนการเข้าถึง
คุณสมบัติด้านการสื่อสาร
ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยให้สามารถสื่อสารทางไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพหลายระดับ ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม ผู้ใช้สามารถพูดคุยธุรกิจผ่านการแชท การโทร อีเมล และอื่นๆ คุณสมบัติทั่วไปที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารในห้องข้อมูล ได้แก่
- เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น ตัวจัดการงานพร้อมรายการที่ดำเนินการได้
- ถาม-ตอบ (Q&A) ในตัว
- การปรับใช้เครื่องมือการส่งอีเมลและการจัดตารางเวลาของบุคคลที่สามอย่างราบรื่น
การสนับสนุนลูกค้า
ทีมสนับสนุนลูกค้าที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสบการณ์ห้องข้อมูลที่สัมฤทธิ์ผล วิธีที่ดีที่สุดในการประเมินคุณภาพการสนับสนุนคือการขอตัวอย่างฟรีหรือลงทะเบียนในช่วงทดลองใช้และมองหาคุณสมบัติต่างๆ เช่น
- พร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงผ่านไลฟ์แชท โทรศัพท์ หรืออีเมล
- ความสามารถในการพูดหลายภาษา
- การสนับสนุนด้านเทคนิคในการแก้ปัญหา Single POC
การรวมกันของเครื่องมือทั้งหมดข้างต้นจะสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับประสบการณ์ห้องข้อมูลเสมือนจริงที่มีประสิทธิผล
ตั้งค่าห้องข้อมูลเสมือนจริงได้ง่ายๆ ใน 3 ขั้นตอน
เมื่อเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมได้แล้ว สิ่งเดียวที่ต้องทำคือตั้งค่าห้องข้อมูลเสมือนสำหรับการทำธุรกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น ซึ่งสามารถทำได้ในสามขั้นตอน
รวบรวมรายชื่อผู้มีศักยภาพเป็นผู้ใช้งานทั้งหมดและแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ ตามบทบาทในบริษัทหรือตามการมีส่วนร่วมในโครงการ ซึ่งจะทำให้กระบวนการเชิญผู้ใช้งานเป็นไปอย่างรวดเร็ว
ในการอนุญาตสิทธิ์ สิ่งสำคัญคือต้องรวมความปลอดภัยและความสะดวกสบายเข้าด้วยกัน ซึ่งหมายถึงการกำหนดเงื่อนไขการเข้าถึงตามความรับผิดชอบของผู้ใช้ทุกคนในโครงการ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการเติมข้อมูลในห้องข้อมูลเสมือนจริงด้วยเนื้อหา การสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ก่อนแล้วถ่ายโอนเอกสารจำนวนมากเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการนี้
การเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริง: วิธีการเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริง
การตัดสินใจเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุดอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นมือใหม่ในอุตสาหกรรมนี้และไม่เคยเป็นใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริงมาก่อน
มีผู้ให้บริการ VDR มากมายในตลาด แต่ละรายมีข้อดีและข้อเสียบางประการ
คุณจะเลือกห้องข้อมูลที่ตรงความต้องการของคุณที่สุดได้อย่างไร? โดยปกติแล้ว คุณควรเลือกตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ
ขั้นแรก ให้กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
ประการที่สอง เปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริงบนเว็บโดยพิจารณาเกณฑ์ต่างๆ เช่น ความเชี่ยวชาญ รูปแบบราคา มาตรการรักษาความปลอดภัย ความจุของพื้นที่จัดเก็บ เป็นต้น
สิ่งที่ต้องให้ความสนใจในการเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริง
การเลือกใช้ตารางเปรียบเทียบห้องข้อมูลที่เราทำไว้ข้างต้นจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก ตอนนี้คุณมีผู้จำหน่าย 10 อันดับแรกที่เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมแล้ว เพียงแค่อาศัยการให้คะแนน รีวิว และความคิดเห็นของผู้ให้บริการแต่ละราย แล้วตัดสินใจว่าผู้ให้บริการรายใดดีที่สุดสำหรับคุณ
หรือคุณจะเลือกเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริงด้วยตัวคุณเองก็ได้
นี่คือสิ่งที่ควรทราบหากคุณเลือกเปรียบเทียบด้วยตัวเอง เราขอแนะนำให้คุณให้ความสนใจกับเกณฑ์เหล่านี้ขณะพิจารณาห้องข้อมูลเสมือนจริง ซึ่งได้แก่
- ชื่อเสียงของผู้ให้บริการ
- ง่ายต่อการใช้งาน
- ความปลอดภัยในการเข้าถึง
- คุณสมบัติความปลอดภัยในเอกสาร
- คุณสมบัติการจัดการเอกสาร
- ความเป็นไปได้ของรายงานและการวิเคราะห์
- คุณสมบัติเฉพาะที่ทำให้ผู้จำหน่ายโดดเด่น
- การบริการลูกค้าที่ดี
- ราคา
ต่อไปเราจะมาพูดถึงแต่ละประเด็นเพิ่มเติม โดยการเปรียบเทียบห้องข้อมูลที่ดีที่สุดสามเจ้าเป็นตัวอย่าง ซึ่งได้แก่ Ideals, Citrix และ Datasite
การเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือน
ชื่อเสียงของผู้ให้บริการ
โดยทั่วไปแล้ว ผู้ให้บริการ VDR ที่เชื่อถือได้จะได้รับการยกย่องจากลูกค้า
ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุด ให้ค้นหาความคิดเห็นของลูกค้าที่ได้รับ
ทำได้โดยการตรวจสอบแพลตฟอร์มนักวิจารณ์ยอดนิยมเช่น Capterra และ G2 สังเกตการให้คะแนนโดยรวม จำนวนรีวิวที่ผู้จำหน่ายได้รับ และผลตอบรับเป็นบวกหรือลบเมื่อพูดถึงผู้ให้บริการที่เราได้ทำการตรวจสอบแล้ว นี่คือข้อมูลที่เราพบ
- Ideals ค่อนข้างเป็นที่นิยมในหมู่ลูกค้า รีวิวส่วนใหญ่ที่ Ideals ได้รับนั้นเป็นไปในเชิงบวก และรีวิวที่มีคะแนนต่ำกว่าก็เป็นไปในลักษณะข้อเสนอแนะมากกว่าประสบการณ์เชิงลบ
- จำนวนรีวิวผู้ใช้งานของ Citrix มีมากกว่า Ideals เล็กน้อย และส่วนใหญ่เป็นแง่บวกอีกด้วย ซึ่งก็หมายความว่าผู้ให้บริการรายนี้ได้รับความนิยมมากกว่านั่นเอง อย่างไรก็ตาม เมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว Ideals ไม่มีรีวิวที่ได้หนึ่งดาวเหมือนกับ Citrix
- ความรู้สึกโดยรวมที่ผู้ใช้งานได้รับจาก Datasite ส่วนใหญ่เป็นไปในเชิงบวก โดยพิจารณาจากความคิดเห็นที่พวกเขาแบ่งปัน เราไม่พบรีวิวใดๆ ที่ต่ำกว่า 4 ดาว ในทางกลับกัน จำนวนรีวิวของลูกค้านั้นกลับน้อยว่าที่ Ideals และ Citrix อย่างมาก เราจึงสรุปได้ว่าแม้คุณภาพการให้บริการที่ Datasite จะสูง แต่ผู้ให้บริการรายนี้ยังไม่ค่อยเป็นที่นิยมมากนัก
การใช้งานและประสบการณ์ผู้ใช้งาน
อินเทอร์เฟซผู้ใช้งานของซอฟต์แวร์ VDR ในอนาคตมีความสำคัญมากกว่าที่คุณคิด
ห้องข้อมูลเสมือนจริงจำเป็นต้องออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ไม่ว่าคุณจะมีพื้นฐานทางเทคนิคเป็นอย่างไร และไม่ใช่แค่เรื่องของการออกแบบเท่านั้น วิธีนำเสนอข้อมูลทั้งหมด วิธีจัดระเบียบโฟลเดอร์ทั้งหมด และมีตัวเลือกองค์กรอัตโนมัติหรือไม่ก็มีความสำคัญเช่นกัน
นี่คือสิ่งที่ผู้ใช้งานพูดเกี่ยวกับความสามารถในการใช้งานของ Ideals, Citrix และ Datasite
- เมื่อตรวจสอบ Ideals ความง่ายในการใช้งานเป็นข้อสังเกตที่พบบ่อยที่สุดที่ลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าเดิมพูดถึง และเราเข้าใจเรื่องนั้นได้ทันที เพราะซอฟต์แวร์นี้ใช้งานง่ายมาก คุณสามารถตั้งค่าและนำทางได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องมีปลั๊กอินหรือซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อเริ่มใช้งาน Ideals ซึ่งเป็นข้อดีที่ช่วยให้ผู้ใช้งานหันมาสนใจมากยิ่งขึ้น
- ในทางตรงกันข้าม มีลูกค้าเพียงไม่กี่รายที่ระบุว่า Citrix ทำงานได้ดีในแง่ของความสามารถในการใช้งาน พวกเขากล่าวถึงการตัดการเชื่อมต่อบางส่วนจากการรวม Outlook และเกิดความสับสนเกี่ยวกับการนำทางไปยังผู้รับ
- มีรีวิวจากผู้ใช้ Datasite ไม่มากพอที่จะประเมินความประทับใจในการใช้งานทั่วไป แต่บทวิจารณ์ทั้งหมดที่มีอยู่ต่างพูดถึงความเป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน และเราเองก็ยืนยันได้เช่นกัน ซอฟต์แวร์นี้ทันสมัยและมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ตั้งค่า แชร์ไฟล์ และนำทางผ่านไฟล์เหล่านั้นได้ง่าย
ความปลอดภัยในการเข้าถึง
เป้าหมายเริ่มต้นของคุณในการใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงน่าจะเป็นการแบ่งปันไฟล์ที่เป็นความลับกับหลายฝ่าย
คุณจะต้องควบคุมสิทธิ์ที่ผู้ใช้งานห้องข้อมูลเสมือนจริงแต่ละคนมี ห้องข้อมูลที่ดีที่สุดมีคุณสมบัติพื้นฐาน เช่น การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย สิทธิ์ผู้ใช้งานแบบละเอียด และอื่นๆ
- Ideals ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นผู้จำหน่ายที่มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยในการเข้าถึงอยู่ในระดับพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม พวกเขายังมีการเลียนแบบความปลอดภัยของผู้ใช้งาน การจัดการอุปกรณ์มือถือ การควบคุมการเข้าถึงและการหมดอายุ ตลอดจนการจำกัดเวลาและ IP
- Citrix ยังดูเหมือนจะได้รับความชื่นชมจากลูกค้าเมื่อพูดถึงคุณสมบัติด้านความปลอดภัย ลูกค้าไม่ได้รายงานปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง สิ่งที่เราชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ Citrix คือคุณสามารถตั้งค่าการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวไปยังไฟล์ใดๆ เพื่อไม่ให้ใครสามารถแก้ไขได้
- Datasite ยังให้คุณควบคุมสิทธิ์อนุญาตทั้งหมดของผู้ใช้งานและปกป้องข้อมูลของคุณจากบุคคลที่ไม่พึงปรารถนา
ตัวเลือกความปลอดภัยในเอกสาร
ความปลอดภัยในเอกสารสำคัญของคุณคือสิ่งแรกที่คุณคาดหวังให้ผู้จำหน่าย VDR มีให้คุณ
บริษัทห้องข้อมูลเสมือนจริงทุกแห่งรับประกันความปลอดภัยของเอกสารของคุณด้วยความช่วยเหลือจากคุณสมบัติต่างๆ ที่พบมากที่สุดคือลายน้ำแบบไดนามิก การตรวจทาน และอื่นๆ
เราได้ตรวจสอบผู้ให้บริการ VDR ทั้ง 3 อันดับแรกของเราอย่างละเอียดว่ามีข้อเสนออะไรบ้าง และนี่คือข้อสังเกตของเรา
- Ideals ดูเหมือนจะมีเครื่องมือพื้นฐานทั้งหมดและอีกมากมาย นอกจากลายน้ำและการตรวจทานแล้ว ยังมีโปรแกรมดูสเปรดชีตที่ปลอดภัย มุมมองปิดิกั้น และการทำลายเอกสารระยะไกลอีกด้วย ในฐานะผู้ที่มีศักยภาพเป็นลูกค้า เราชอบผู้ให้บริการที่ให้ความสำคัญกับวิธีการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของเรา
- ลูกค้าของ Citrix เองก็พึงพอใจกับการรักษาความปลอดภัยในเอกสารที่ผู้จำหน่ายมอบให้เช่นกัน รีวิวส่วนใหญ่ชี้ให้เห็นว่ามาตรการด้านความปลอดภัยเป็นส่วนสำคัญของซอฟต์แวร์ แต่ถึงอย่างนั้น คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลก็ไม่หลากหลายมากนักเมื่อเทียบกับ Ideals
- แทนที่จะใช้ตัวเลือกการรักษาความปลอดภัยของเอกสารหลายตัว Datasite เลือกที่จะเน้นตัวเลือกหลักไม่กี่ตัวเท่านั้น โดยมีการตรวจทานด้วย AI เป็นคุณสมบัติหลัก การแก้ไขข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ GDPR เป็นเรื่องง่ายด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว สำหรับบางคน อาจถือได้ว่าเพียงพอแล้ว แต่ในความเห็นของเรา หากมีการอัปเกรดคุณสมบัติด้านความปลอดภัยในเอกสารเพิ่มขึ้นคงจะดีไม่น้อย
คุณสมบัติการจัดการเอกสาร
ในการอัปโหลดข้อมูลจำนวนมาก คุณและผู้ใช้งานคนอื่นๆ จะต้องสามารถนำทางและจัดการไฟล์เหล่านั้นทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย
คุณคงเกิดคำถามว่าคุณควรเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริงอย่างไรเมื่อเป็นเรื่องของคุณสมบัติการจัดการข้อมูล โดยปกติแล้ว คุณสมบัติที่หลากหลายที่คุณควรคาดหวังจากผู้จำหน่ายจะขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของคุณเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นสตาร์ทอัพที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ ปริมาณเอกสารของคุณก็ย่อมน้อยกว่าบริษัททั่วไป คุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือจัดการข้อมูลมากมาย
เราได้ตรวจสอบอย่างละเอียดว่า Ideals, Citrix และ Datasite มีวิธีการจัดการเอกสารที่ลูกค้าอัปโหลดไปยังห้องข้อมูลอย่างไร
- จากรายการคุณสมบัติการจัดการเอกสารที่ Ideals มีให้ เห็นได้ชัดว่าซอฟต์แวร์นี้จะตอบสนองความต้องการของธุรกิจทุกขนาดได้อย่างสมบูรณ์แบบ บริษัทนำเสนอฟังก์ชันการลากแล้ววางและการอัปโหลดจำนวนมาก การกำหนดหมายเลขดัชนีอัตโนมัติ การค้นหาข้อความแบบเต็ม การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) การผสานการทำงาน และอีกมากมาย คุณยังสามารถอัปโหลดไฟล์ที่มีรูปแบบมากกว่า 25 นามสกุลไฟล์ ซึ่งจะช่วยลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ได้อย่างมาก
- Citrix เองก็มุ่งมั่นที่จะทำให้ลูกค้าจัดการเอกสารได้ง่ายขึ้นด้วยการใช้คุณสมบัติต่างๆ เช่น การค้นหาข้อความแบบเต็ม เทมเพลตการสร้างโฟลเดอร์ และการกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ ถึงแม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้จะเพียงพอ แต่บริษัทขนาดใหญ่อาจต้องการความหลากหลายมากกว่านี้
- เมื่อเปรียบเทียบกับ Citrix แล้ว Datasite นั้นมีความเป็นสากลมากกว่า เราพบว่าผู้ใช้งานสามารถจัดการไฟล์ของตนได้ด้วยการค้นหาหลายภาษา (ประมาณ 16 ภาษา), การรู้จำอักขระด้วยแสง, การแสดงตัวอย่างไฟล์, หมวดหมู่ AI อัจฉริยะ และแม้กระทั่งการแปลเอกสาร ซึ่งเท่ากับว่าธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่สามารถสำรวจข้อมูลจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย
รายงาน
ความสามารถในการติดตามกิจกรรมทั้งหมดในห้องข้อมูลเสมือนจริงของคุณในระหว่างโครงการจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก
ค้นหาดูว่าผู้จำหน่ายนำเสนอการวิเคราะห์และรายงานแบบใดบ้าง และตัดสินใจว่าบริการเหล่านั้นเหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจของคุณอย่างไร
- จากการตรวจสอบของเรา เราสามารถยืนยันได้ว่า Ideals เข้าใจความต้องการของผู้ใช้งานในเรื่องการควบคุมกิจกรรมใน VDR ของพวกเขา เมื่อใช้ห้องข้อมูลเสมือนจริงของ Ideals คุณจะได้รับบันทึกของทุกการดำเนินการในไฟล์ของคุณ ซึ่งทำได้โดยใช้แนวทางการตรวจสอบฉบับสมบูรณ์ รายงานรหัสสี และรายงานภาพรวมของกลุ่ม
- แม้ว่า Citrix จะมีตัวเลือกการรายงานค่อนข้างน้อย แต่ก็มีระบบติดตามที่มีประสิทธิภาพ ส่วนการวิเคราะห์มีฟังก์ชันสร้างภาพสแนปชอตเกี่ยวกับสถิติผู้ใช้งานที่ใช้งานมากที่สุด เอกสารที่มีการดูมากที่สุด การค้นหาล่าสุด และเอกสารที่มีการดูนานที่สุดอีกด้วย
- เราพบว่าความสามารถในการรายงานและการวิเคราะห์ของ Datasite ไม่หลากหลายเมื่อเทียบกับ Ideals แต่ก็ยังมีประสิทธิภาพ คุณจะได้รับรายงานกิจกรรมโดยละเอียดบนแดชบอร์ด และนั่นก็เพียงพอแล้วในการติดตามว่าโครงการของคุณเคลื่อนไหวอย่างไรและรวดเร็วแค่ไหน
คุณสมบัติเฉพาะ
หากคุณตัดสินใจไม่ถูก ให้สนใจสิ่งที่ทำให้ผู้จำหน่ายห้องข้อมูลเสมือนจริงแต่ละรายโดดเด่นกว่าใคร ตามกฎแล้ว ซอฟต์แวร์ VDR ทุกตัวจะมีคุณสมบัติเฉพาะบางอย่างที่ผู้ให้บริการรายอื่นไม่มีให้
- เมื่อมองเผินๆ คุณอาจคิดว่า Ideals มีคุณสมบัติที่ค่อนข้างธรรมดา แต่นั่นคือสิ่งที่ทำให้ผู้ให้บริการรายนี้ไม่เหมือนใคร Ideals ให้ความสำคัญกับคุณภาพประสบการณ์การใช้งานของคุณเหนือความมีเอกลักษณ์ พวกเขารับประกันการใช้งานที่ไม่ยุ่งยากด้วยคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยและการจัดการขั้นพื้นฐานแต่หลากหลายมากกว่าเมื่อเทียบกับผู้จำหน่ายรายอื่น ซึ่งประกอบด้วยการปรับแต่งเต็มรูปแบบ ใช้งานง่ายมาก มีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยต่างๆ และอื่นๆ
- Citrix มี Citrix ShareFile StorageZone Connectors ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ช่วยให้ผู้ใช้มือถือสร้างการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยไปยังเครือข่าย CIFS ที่ใช้ร่วมกันและไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่มีอยู่
- Datasite โดดเด่นเพราะมี Sandbox (โฟลเดอร์ชั่วคราว) หรือก็คือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลฟรีทั้งก่อนและระหว่างใช้งาน ซึ่งคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารใหม่โดยแยกจากผู้ประมูลได้
การสนับสนุนและการบริการลูกค้า
เมื่อค้นหาห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุด การพิจารณาคุณภาพของการสนับสนุนลูกค้าของซอฟต์แวร์เฉพาะก็มีความสำคัญเช่นกัน
ให้ความสนใจกับวิธีการติดต่อทีมบริการลูกค้า คุณได้รับคำตอบเร็วแค่ไหน และทีมมีความรู้เพียงใด
- Ideals ส่วนใหญ่ระบุว่าที่นี่มีการสนับสนุนมียอดเยี่ยม และเราสามารถยืนยันข้อนี้ได้ เราพยายามติดต่อทีมสนับสนุนผ่านตัวเลือกการติดต่อที่มีอยู่ทั้งสามตัวเลือก ได้แก่ แชท อีเมล และโทรศัพท์ โดยใช้เวลาเพียง 15 วินาทีในการตอบแชท ซึ่งแสดงให้เห็นถึงการยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง
- ในทางกลับกัน ประสบการณ์ของ Citrix นั้นไม่น่าพึงพอใจนัก ซอฟต์แวร์ไม่มีตัวเลือกการแชทบนเว็บไซต์ หากคุณมีปัญหาเร่งด่วน คุณอาจไม่ได้รับความช่วยเหลืออย่างทันท่วงที แต่ถึงอย่างนั้นก็มีคุณภาพการสนับสนุนที่ยอดเยี่ยม สมาชิกในทีมสนับสนุนมีความรู้และพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณทุกเมื่อ
- การสนับสนุนของ Datasite แทบไม่มีข้อบกพร่อง แม้ว่าจะไม่มีการแชทออนไลน์ก็ตาม พวกเขาให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง และคุณสามารถติดต่อพวกเขาได้ทางอีเมลหรือโทรศัพท์ ผู้ใช้งานระบุว่าพวกเขามีประสบการณ์การสนับสนุนที่ดี และผู้จัดการก็ให้ความช่วยเหลือดี
ราคา
โดยปกติแล้ว ราคาย่อมเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักที่อาจส่งผลต่อการตัดสินใจของคุณ
รูปแบบการกำหนดราคาของผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงสมัยใหม่นั้นแตกต่างกันมาก ดังนั้นคุณควรมุ่งเน้นไปที่ความต้องการของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าอัตราส่วนราคาและคุณภาพนั้นมีความสมเหตุสมผล
- Ideals มีแผนราคาสมาชิกสามแบบตามความต้องการทางธุรกิจ คุณสามารถดูรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ในแต่ละแผน ซึ่งจะช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง สิ่งเดียวที่เราหาไม่พบคือข้อมูลราคาจริงบนเว็บไซต์ทางการ เราจำเป็นต้องติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อสอบถามค่าใช้จ่าย
- ในทางตรงกันข้าม Citrix มีราคาที่โปร่งใส เราสามารถดูได้รู้ว่าแผนราคาทั้งสี่แบบนี้มีคุณสมบัติอะไรบ้าง รวมถึงทราบราคาที่แน่นอนต่อเดือนด้วย
- ราคาของ Datasite ไม่ชัดเจนตั้งแต่แรก หากต้องการรู้ข้อมูลราคา เราต้องติดต่อฝ่ายสนับสนุนและฝ่ายขาย เนื่องจากไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบการกำหนดราคาในเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ
เมื่อพิจารณาการเปรียบเทียบโดยละเอียดของ Ideals, Citrix และ Datasite ข้างต้น คุณจะเห็นว่าผู้ให้บริการแต่ละรายต่างมีข้อดีและข้อเสีย
ในการเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริง ให้เน้นไปที่ความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นหลัก และให้ความสำคัญกับปัจจัยต่างๆ ที่เราใช้พิจารณาเมื่อเปรียบเทียบผู้ให้บริการทั้งสามรายนี้
FAQ
ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีราคาเท่าไร
ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการห้องข้อมูลเสมือนจริงจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรูปแบบการกำหนดราคาและผู้จำหน่าย สิ่งที่ต้องพิจารณาคือวัตถุประสงค์โครงการของคุณ เพราะแต่ละวัตถุประสงค์อาจถูกแปลงเป็นฟังก์ชันภายใน VDR โดยทั่วไปแล้ว ผู้ให้บริการอาจคิดค่าบริการต่อหน้า ต่อผู้ใช้งาน หรือต่อขนาดพื้นที่จัดเก็บ นอกจากนี้ยังสามารถมีค่าบริการรายเดือนคงที่สำหรับชุดคุณสมบัติเฉพาะอีกด้วย ราคาอาจเพิ่มขึ้นอีกหากผู้ให้บริการ VDR มีฟังก์ชันขั้นสูงอื่นๆ
ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลระหว่างบุคคลที่สนใจ ซึ่งมักใช้ในระหว่างการเจรจาการควบรวมและการเข้าซื้อกิจการ ฟังก์ชันมาตรฐานประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การอนุญาตขั้นสูง เครื่องมือถามตอบ การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย รายงานและรายการติดตาม และอื่นๆ โดยห้องข้อมูลเสมือนจริงส่วนใหญ่ใช้โซลูชันระบบคลาวด์ ฉะนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการติดตั้ง
“ห้องข้อมูล” คือพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับสำหรับบริษัทต่างๆ ห้องข้อมูลมักใช้สำหรับการตรวจสอบทางกฎหมาย การสอบทานธุรกิจ ก่อนการมีอยู่ของห้องข้อมูลเสมือนจริง ธุรกิจต่างๆ จะใช้เฉพาะห้องข้อมูลในโลกจริง ซึ่งเป็นสำนักงานมาตรฐานที่มีระดับการป้องกันที่สูงกว่า
ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นก้าวแห่งอนาคตและเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงานแบบเดิมไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ ฟังก์ชันการทำงานของ VDR มีความแตกต่างมากขึ้น นอกเหนือจากการบันทึกข้อมูลของบริษัทเป้าหมายแล้ว ตอนนี้ยังสามารถติดตามรายการและกระแสข้อมูล ทำธุรกรรมทางการเงิน แก้ไข/ลบ/อัปเดตไฟล์ที่เพิ่มเข้ามา เป็นต้น
วัตถุประสงค์และการทำงานของห้องข้อมูลในบริการให้คำปรึกษาทางการเงินไม่แตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจากการใช้งานในสาขาอื่นๆ ห้องข้อมูลในบริการให้คำปรึกษาทางการเงินเป็นคลังข้อมูลออนไลน์ที่อนุญาตให้เข้าถึงไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตจากภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก ห้องข้อมูลเสมือนจริงช่วยลดความยุ่งยากในการสอบทานธุรกิจสำหรับทั้งสองฝ่ายในการทำข้อตกลง ทำให้จัดการธุรกรรมการควบรวมและซื้อกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในทางกลับกัน ผู้ให้คำปรึกษาทางการเงินสามารถตรวจสอบผู้ใช้งานที่เข้าสู่ VDR ติดตามระยะเวลาของเซสชันและเอกสารที่พวกเขาทำงานได้
การใช้งานทั่วไปของห้องข้อมูลเสมือนจริงคือการควบรวมและซื้อกิจการหรือ M&A ซึ่งโดยหลักแล้วเป็นกระบวนการสอบทานธุรกิจ ซึ่งต้องมีการจัดเก็บและแชร์ไฟล์จำนวนมากเกี่ยวกับข้อเสนอของบริษัทเป้าหมาย ที่เก็บข้อมูลออนไลน์เหล่านี้มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีปริมาณข้อมูลใกล้เคียงกันในการจัดเก็บ หรือต้องการจัดเตรียมการเข้าถึงข้อมูลระยะไกลของผู้ใช้งานหลายคนพร้อมกัน รวมถึงการรับประกันการรักษาความลับของเอกสาร
ข้อแตกต่างที่สำคัญหลายประการทำให้ Dropbox ไม่ถือว่าเป็นห้องข้อมูลเสมือนจริง ข้อแตกต่างที่ว่านั่นคือ ถึงแม้ Dropbox จะพัฒนาและอัปเดตแบบปฏิวัติวงการ แต่ Dropbox ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างผู้ใช้อินเทอร์เน็ตง่ายขึ้นโดยไม่มีการรักษาความปลอดภัย นอกจากนี้ โครงสร้างซอฟต์แวร์ก็มีความแตกต่างกันเช่นกัน แม้ว่า Dropbox จะอิงตามโฟลเดอร์หลักเพียงโฟลเดอร์เดียวที่มีข้อมูลทั้งหมด แต่ห้องข้อมูลจะรวมโครงการที่แยกจากกันโดยมีสิทธิ์เข้าถึงแต่ละรายการ อีกทั้งความช่วยเหลือจากทีมสนับสนุนยังช่วยให้การทำธุรกรรม M&A ประสบความสำเร็จผ่านห้องข้อมูลเสมือนจริง ขณะที่ Dropbox ไม่ปลอดภัยและเป็นมืออาชีพพอที่จะทำข้อตกลงทางธุรกิจที่จริงจังได้
การควบรวมและซื้อกิจการ (M&A) เกิดขึ้นเมื่อบริษัทเป้าหมายขายข้อเสนอให้กับผู้ที่มีศักยภาพเป็นผู้ประมูลเพื่อรับรายได้ที่คาดการณ์ไว้ ธุรกรรมนี้ไม่สามารถสรุปได้หากไม่มีแบรนด์ที่ได้รับดำเนินการสอบทานธุรกิจและวิเคราะห์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับ ห้องข้อมูลเสมือนจริงของ M&A มีความจำเป็น เนื่องจากพวกมันได้รับการออกแบบมาให้เก็บข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงในโซลูชันระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยเพียงหนึ่งเดียว ตลอดจนส่งเสริมการแชร์และการอัปเดตเอกสารที่ไม่ยุ่งยาก
ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลเป็นโซลูชันดิจิทัลที่ไม่เหมือนใครในการจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นกรรมสิทธิ์กับบุคคลที่สนใจในธุรกรรม M&A หรือธุรกรรมทางธุรกิจรูปแบบอื่นๆ เอกสารที่ดาวน์โหลดได้รับการปกป้องด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัส การยืนยันตัวตนโดยใช้หลายปัจจัย และการอนุญาตตามบทบาทที่กำหนดค่าได้ เมื่อผู้ใช้งานหลายคนสามารถเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้พร้อมกันได้ จึงมีความเป็นไปได้ที่จะควบคุมประสิทธิภาพด้วยระเบียบแบบแผนที่แยกจากกัน
การสอบทานธุรกิจเป็นกระบวนการตรวจสอบความน่าเชื่อถือและผลประโยชน์ข้อเสนอของบริษัทเป้าหมาย การเลือกกลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำธุรกรรม M&A และการตรวจสอบความเหมาะสมของข้อตกลง
กระบวนการเริ่มต้นเมื่อคู่สัญญาลงนามในหนังสือแสดงเจตจำนง (LOI) และจำเป็นต่อการทำ M&A เกือบทั้งหมด การสอบทานธุรกิจเกี่ยวข้องกับการสืบสวนและตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูลกับกิจกรรมขององค์กรที่ได้มา รวมถึงบันทึกขององค์กร งบการเงิน สัญญากับลูกค้า รายชื่อทรัพย์สินทางปัญญา อสังหาริมทรัพย์ และทรัพย์สินอื่นๆ และอีกมากมาย ซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ใน VDR ที่ออกแบบมาสำหรับการสอบทานธุรกิจเพื่อการควบรวมและซื้อกิจการ ขั้นตอนนี้ช่วยให้ผู้ซื้อตัดสินใจได้ว่าข้อเท็จจริงของข้อตกลงนั้นๆ คุ้มค่าที่จะลงทุนหรือไม่
นอกเหนือจากการเตรียมข้อมูลเพื่อจัดเก็บและแบ่งปันผ่านห้องข้อมูลแล้ว ผู้สนใจเลือกผู้ให้บริการ VDR ที่น่าเชื่อถือและมีชื่อเสียง เมื่อสร้างห้องข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดพื้นที่เก็บข้อมูล สร้างกลุ่มเอกสาร เชิญผู้ใช้งานใหม่โดยเพิ่มอีเมล และปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานเพื่อจำกัดการเข้าถึงเอกสารและการเพิ่มไฟล์เข้ามา
ห้องข้อมูลช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลเชิงพาณิชย์ของธุรกิจต่างๆ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างทำข้อตกลงการควบรวมและซื้อกิจการ ในขณะเดียวกัน ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลช่วยรับประกันระดับความปลอดภัยสูงและส่งเสริมการตัดสินใจที่รวดเร็วยิ่งขึ้นทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ เหตุผลก็คือความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลจากส่วนใดของโลกก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังที่ตั้งของบริษัทเป้าหมายและมีโอกาสจำกัดต่อการตรวจสอบได้เพียงครั้งเดียว ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีแนวโน้มที่จะคุ้มค่ากว่า ใช้งานง่ายและปรับเปลี่ยนได้ในระยะยาว
